Administrasjon av gjestegrupper - importer gjester fra excel Følg
Introduksjon
I onVisit kan du gruppere besøk ved bruk av nøkkelord. Dette legges inn via Excel-import av gjester. Når gjestene er lest inn kan importen redigeres enten i funksjonen «Rediger gjesteimport» eller i «Finn besøkende».
Importfunksjonen er lur å bruke når mange gjester skal mottas samtidig, f.eks. ved kurs, møter eller konferanser. Gjestene vil bli registrert med status «Ikke ankommet». Når gjestene ankommer, kan du endre status til på alle samtidig til «Ankommet», og om ønskelig skrive ut besøksbevis.
Excel-mal
For å kunne importere gjestene fra Excel må du bruke en mal som vi har laget. Den finner du på siden for Gjesteimport: Trykk på lenken "Vis feltdefinisjonene", og deretter laster du ned malen ved å klikke på Excel-ikonet øverst på siden.
Malen ser slik ut:
Legg inn informasjonen eksakt som i eksempelet. Det er lurt at alle felter som du ønsker skal være med legges inn, slik at du unngår manuell oppdatering av besøkene i etterkant. Starttid og sluttid kan velges i onVisit for å slippe å redigere dette manuelt i Excel.
Merk at «Fornavn» og «Etternavn» er påkrevde felt, som må fylles ut for at importen skal kunne utføres. Det er fordel å fylle ut mobilnummer og epost slik at gjesten kan få tilsendt besøksinformasjon i forkant av besøket for en smidig innsjekk.
Mangler du mobilnummer på en gjest kan du velge å importere gjester uten mobilnummer når du starter importen. Merk at dersom mobilnummer er påkrevd i løsningen, vil ikke gjester uten mobilnummer kunne sjekkes inn. Det samme gjelder dersom firma er påkrevd, og ikke oppgitt.
Du kan legge hele gruppen i en Excel-fil, men du kan også dele opp gruppen i flere filer. Bruk av samme Nøkkelord (Grouping Keyword) vil binde gruppen sammen i funksjonen «Finn besøkende».
Importer gjester via grensesnittet i onVisit adminweb
NB! Vi anbefaler å legge inn en verdi i feltet Nøkkelord (Grouping Keyword). Det er verdien her som brukes som nøkkelord for å gjenfinne gruppen.
Før du kan starte importen må du først velge hvilket firma de besøkende skal til. Deretter velges resepsjon, og besøksmottaker. Hvis dere ikke har en ansatt som gruppen skal besøke, f.eks. ved kurs, kan dere opprette en bruker f.eks. Kursvert til å være besøksmottaker for disse gruppene. Kursverten må registreres som bruker i onVisit før du kan importere gjestene. Du gjør dette i funksjonen «Brukere» i kontrollpanelet. Dette krever egne rettigheter.
Etter at firma, resepsjon og besøksmottaker er valgt går du til «Last opp fil», Klikker på knappen «Velg» og finner Excel-malen du har laget med besøkende.
Hvis dere har tilgang til flere formål med besøket sjekk at rett formål er valgt. Standard besøk er standard formål i onVisit.
Du kan også legge til en kommentar. Alle gjestene du importerer vil bli da markert med samme kommentar.
Når du er klar klikker du på knappen «Start import». Når importen er utført vil du få en melding om antall gjester som er importert. Eventuelle feilimporter vil også vises sammen med en beskrivelse av hva som gikk galt. Du må utføre de endringene i Excel-malen, og forsøk igjen.
De importerte gjestene vil være tilgjengelige for behandling under «Finn besøkende» og «Rediger gjesteimport».
Rediger gjesteimport
Når Excel-filen er importert finner du den igjen i funksjonen «Rediger gjesteimport». Dette skjermbildet viser en oversikt over gjesteimporter sortert etter dato. Importene kan også skilles fra hverandre ved hjelp av nøkkelord og antall gjester. På raden til den aktuelle importen finnes valget «Feilimport». Klikker du her slettes alle besøkene i importen.
Rediger ikonet på raden for hver enkelt import, åpner et nytt skjermbilde, der alle de importerte gjestene og informasjonen om disse kan endres, enten som en gruppe eller individuelt.
Dette skjermbildet fungerer på samme måte som «Finn besøkende» bortsett fra at du ikke kan søke fram gruppen selv. Det er kun de besøkende som var i den valgte Excel-filen som vises.
Inviter gjestegruppe via epost eller SMS
Med tilleggsmodulen onVIsit Fast Track kan gjestene inviteres via epost eller SMS. Trykk på konvoluttikonet i verktøylinja for å sende registreringsbekreftelse. Invitasjonsteksten kan enkelt redigeres og det er praktisk å legge inn eks. kartreferanse, informasjon om kollektivtrafikk og parkering. I invitasjonen ligger det også en QR kode som gjesten skanner ved ankomst slik at vedkommende slipper å registrere seg på gjesteregistreringen. Om ønskelig skrives det også ut besøksetikett.
Send påminnelse på SMS
Hvis det er behov for å sende påminnelse om evenementet kan det sendes melding til hele eller utvalgte personer i gjestegruppen. Ett tips er å legge inn en epost adressen i meldingen slik at gjestene kan svare på epost. Melding sendes fra mobilikonet i verktøylinja.
Send WiFi tilgang til alle gjestene i en operasjon
For å unngå å bruke unødvendig tid på oppkobling til gjestenettet kan du sende tilgang til alle eller utvalgte gjester i en operasjon. Gjestene mottar meldingen på SMS og kan enkelt logge seg inn. Dette krever at onVisit statisk gjestenett (samme brukernavn og passord for alle gjester) er konfigurert eller tilleggsmodul for dynamisk tildeling (unike brukernavn og passord) er aktivert.
Meldingen sendes fra ikonet i verktøylinja.
Finn gruppe i Finn besøkende
I «Finn besøkende» kan du enkelt søke frem den gruppen med gjester som du importerte. Velg en periode som inneholder ankomstdatoen. Deretter kan du filtrere gjestene etter det nøkkelordet du registrerte på gruppen i Excel-malen.
Gruppen kan nå behandles svært effektivt som en enhet, for eksempel for samtidig innsjekk, utskrift av besøkslapper eller utsendelse av invitasjoner. Du bruker funksjonsknappene til dette. Ved å bruke nedtrekksmenyen «Endringene gjelder…» kan du velge om endringene skal gjelde alle besøkende eller bare noen, som da markeres.
Planlagte besøk
Ønsker du en oversikt over forhåndsregisterte gjester kan du bruke rapporten «Planlagte besøk». Rapporten kan filtreres på «Firma», «Resepsjon» og «Ankomstdato».
Du kan også velge å eksportere alle de planlagte besøkene du har søkt frem til et Excel-dokument, som vil ordnes etter følgende mal.
Video: Administrasjon av gjestegrupper