* Merk at innholdet og skjermbilder kan variere mellom ulike versjoner og konfigureringer av onVisit. 

Vi har fire lister som du kan bruke til å se dagens besøk. De viser samme innhold og gir deg mulighet til å utføre de samme handlingene, men er strukturert på ulike måter.

For å få en rask oversikt går du til listen «Besøk i dag». Du finner denne under hovedmenyen «Besøkende». Her vises alle besøk på samme side delt opp i tre ulike lister. Denne er fin å bruke på dager der du ikke har så mange besøk.

"Ikke ankommet",  "Ankommet" og "Reist"  egner seg best når du har et stort antall besøk.  Du velger her om du vil se pågående besøk, besøk som ikke har startet eller avsluttede besøk. I tillegg kan du filtrere på gjestestatus, formål med besøket, firma og resepsjon. I alle listene kan du bruke datovelgeren for å se besøkende på en valgfri dag.

Listene sorteres ved å trykke på overskriftene. Standard sortering er at nyeste besøk kommer øverst i listen. NB!  I versjoner eldre enn 4.8.0 oppdateres disse listene ikke automatisk. Du må trykke F5 på tastaturet ditt for å få en oppdatert liste.

Alle besøk vises med lokal tid for resepsjonen der besøket er registrert. Du kan se hvilken tidssone besøket tilhører ved å føre musepekeren over besøksperioden.

I tillegg til standardinformasjonen du ser på bildet under er det mulig å få vist besøksmottakers firmanavn, avdeling og stedsinformasjon. Du kan også velge om listene skal vise besøksperioden, starttid, siste inn/utsjekk eller avreisetid. Det er også mulig å skjule årstallet.  Sidevelgerne som lar det bla i listen når du har mange besøk, kan skrus av. Disse opplysningene og funksjonene må skrus på/av i innstillingene sentralt.

Registrer at en gjest er ankommet

Når en gjest har ankommet kan du klikke på ikonet som ligger på samme linje som navnet på gjesten.

Gjesten flyttes da fra listen «Ikke ankommet» til listen «Ankommet». Statusen markeres med en grønn lampe. Hvis dere har satt på varsling ved ankomst vil det nå automatisk gå en SMS og/eller epost til besøksmottaker om at gjesten har ankommet resepsjonen.

NB! Det er kun første gang gjesten registreres som ankommet at det går ut varsel. Dette er viktig å huske på ved besøk over flere dager.

Skriv ut besøkslapp og parkeringsbevis

Du kan skrive ut besøkslapp og parkeringsbevis før gjesten ankommer eller når vedkommende har kommet.

For å skrive ut besøkslapp klikker du på  ikonet.

Parkeringsbevis skrives ut når du klikker på  ikonet.

Parkeringsikonet er kun synlig hvis det er lagt inn informasjon i feltet «Bil regnr.» . Finner du ikke dette feltet er ikke funksjonen «Parkering» skrudd på i deres onVisit installasjon.

NB! Utskrift fra dette grensesnittet krever at en utskriftstjeneste er konfigurert, og at du har valgt en skriver under menyen «Velg Skriver».

Send info om trådløst gjestenett

En av tilleggstjeneste til onVisit er å gi gjesten tilgang til bedriftens trådløse gjestenett.

Hvis dere bruker denne funksjonen kan du sende gjesten tilgangsinformasjonen ved å klikke på  ikonet. Gjesten vil da få en SMS med nødvendig informasjon.

NB! For å kunne sende SMS må varslingstjenesten via SMS være skrudd på.

Send SMS til gjest og besøksmottaker

Hvis dere har satt opp en SMS-tjeneste slik at det er mulig å sende SMS fra onVisit, vil dere i listene se at mobilnummeret og navnet til besøksmottaker er understreket. Dette er linker. Når du klikker på disse vil du få opp et vindu der du kan skrive inn en melding og sende en SMS direkte til vedkommende.

Tips: Hvis du ønsker at mottaker skal kunne svare på meldingen legger du inn 
din epost adresse i teksten. Epost adressen vises som en link i meldingen og
mottakeren kan sende deg tilbakemelding på epost.

Rediger et besøk  

Av og til kan det være at du trenger å endre informasjonen på et besøk.

Når du klikker på rediger  ikonet vil du komme inn i et nytt skjermbilde.

Her kan du endre besøksmottaker, besøksinformasjon og informasjon om gjesten. Hvis dere bruker adgangskortmodulen kan du legge inn kortnummeret og markere kortet som utlevert. Du kan også få utført de samme handlingene som verktøylinjeknappene gir deg i oversikten.

Registrer at en gjest har reist

For å markere at gjesten har reist, trykker du på  ikonet . Gjesten settes da som utsjekket, og statusen markeres med en rød lampe.

Når besøksperioden er utløpt vil gjesten flyttes over til listen «Reist». Hvis du ønsker å avslutte besøksperioden tidligere, klikker du på rediger  ikonet, og velger deretter handlingen «Avslutt besøk».

Hvis onVisit er satt opp slik at flere inn- og utsjekk på samme besøket ikke er tillatt vil et klikk på ikonet avslutte besøket selv om besøksperioden ikke er ferdig.

Slette et besøk

Du kan slette et besøk fra onVisit. Klikk på rediger  ikonet, og velg deretter knappen «Slett» nederst til høyre i skjermbildet.

NB! Du vil ikke få spørsmål om du virkelig ønsker å slette gjesten, så bruke denne knappen med forsiktighet.

Ny gjest til samme besøk

Av og til hender det at det kommer flere gjester til et besøk enn det som er forventet. En rask måte å registrere inn den nye gjesten på er å velge å redigere en av de andre gjestene på besøket. I redigeringsskjermbildet vil du nederst finne en knapp som heter «Ny gjest til samme besøk». Klikk på denne og legg inn informasjon om den nye gjesten. Du kan også krysse av for ulike handlinger som skal skje ved lagring, f.eks. «Sett gjesten som ankommet», «Skriv ut besøkslapp». Når du lagrer besøket vil en ny rad komme i besøksoversikten. Raden du klikket på for å redigere vil ikke bli endret.

Anonymisere persondata

Hvis dere har skrudd på at gjesten må akseptere lagring av persondata vil linken «Anonymiser» komme frem på alle rader i listen «Reist». Når du klikker på denne linken vil enten gjestens navn og mobilnummer bli fjernet fra besøket eller selve besøket vil bli slettet. Hva som skjer styres av innstillinger som er satt sentralt.

NB! Det er kun besøk der det er registrerte telefonnummer på gjesten som kan anonymiseres.

Video: Besøksoversikt i onVisit
Neste artikkel: Registrer nytt besøk