Introduksjon

Vi vil nå lose deg gjennom besøkssystemet onVisit. Du vil få et innblikk i hvilke funksjoner vi tilbyr og hvordan disse kan brukes.  Våre kunder bruker programmet på mange ulike måter. Dere tilpasser bruken slik dere selv ønsker å jobbe.

onVisit har mange moduler, og noen av disse er tilleggstjenester. Det kan derfor være at din versjon av onVisit mangler noen av de funksjonene vi beskriver her.

Denne veiledningen vil gi deg en innføring i de funksjonene en resepsjonist har tilgang til. Vi har en egen administrasjonsveiledning som gir en detaljert beskrivelse av de ulike innstillingene i onVisit.

Vi vil nå først forklare deg navigasjonen og de ulike knappene i systemet, deretter ser vi på funksjonene under hvert enkelt menypunkt.

Navigering

Når du starter onVisit vil du komme inn på en side som viser deg hvilke besøk dere har i dag. Du kan navigere mellom de ulike skjermbildene via menyen på venstre side.

Vi har delt menyen inn i tre hovedområder; Besøkende, Rapporter og Velg skriver.
Hvert hovedområde inneholder en liste med funksjoner. Du får fram disse ved å klikke på hovedområdet. Menyen er rettighetsstyrt, og du vil kun se de funksjonene du har tilgang til.

Øverst i høyre hjørne finner du linker til noen globale funksjoner:

• Flaggene lar deg endre språk på siden.
• Spørsmålstegnet fører deg til vår supportside. Der finner du informasjon og tips om hvordan du kan løse problemer som kan oppstå.
• Hjulet fører deg til våre administrasjonssider og
• Tilkall hjelp: hvis du har aktivert alarmfunksjonen vil du også finne en link for å tilkalle hjelp. Ved å trykke på denne, kan du raskt sende en melding til predefinerte mottagere.
• Navnet på brukeren du logget inn med er også en egen link. Ved å klikke på denne, kommer du til en side der du kan sette dine egne brukerinnstillinger.

Verktøylinjeknapper

Mye av informasjonen i onVisit vises i lister. På hver rad i disse listene vil du finne ulike ikoner. Vi kaller disse ikonene for verktøylinjeknapper. Du bruker disse til å utføre en handling på en bestemt rad.

 Setter gjesten som avreist

Setter gjesten som ankommet

Skriver ut besøksetikett

Skriver ut parkeringsbevis

Sender SMS til gjesten med påloggingsinformasjon til trådløst gjestenett

Gir tilgang til å redigere opplysninger om besøket og den besøkende

Sender link til gjesten med info om taxibestilling

Funksjonsknapper

Når du ønsker å jobbe med flere av radene i listen samtidig er det lurt å bruke funksjonsknappene. Disse knappene er plassert over listen. Du velger først om endringene skal gjelde valgte besøkende eller alle. Hvis du velger valgte besøkende må du krysse av for de radene du ønsker å endre. Når dette er gjort klikker du på en av funksjonsknappen. NB! Funksjonsknappene finnes kun i skjermbildet «Finn besøkende» og «Rediger gjesteimport».

Filtrering

Ved mange besøk kan listene over besøk bli veldig lange. For å gi dere en bedre oversikt har vi lagt inn ulike muligheter for filtrering. Hvilke filtreringsmuligheter som finnes varierer i de ulike listene.

Alle listene som viser pågående besøk tilbyr filtrering på gjestestatus. Du kan vise «Alle», de som er «Sjekket inn «og de som er «Sjekket ut». Vi har også lagt inn mulighet til å filtrere på formålet med besøket. Slik kan du velge å se kun gjester, kontraktører eller f.eks. de som har glemt adgangskortet.

Har du flere firma og/eller resepsjoner i løsningen din vil det dukke opp filtrering også på disse. Det er viktig å huske på at et firma kan være lokalisert i flere resepsjoner.

De ulike resepsjonene kan også være i ulike tidssoner. Besøksperioden vil alltid vises i lokal tid på tilhørende resepsjon, og ikke i din lokale tid. Velger du å vise alle firma i alle resepsjoner vil besøksperioden kunne tilhøre ulike tidssoner. Ved å føre musepekeren over tidsperioden for besøket vil du se hvilken tidssone som er brukt.

Brukerprofil

Når du kommer inn i administrasjonsprogrammet vil du i øverste høyre hjørne se hvilken bruker du er logget inn med. I parentes bak navnet ditt ser du navnet på din standardresepsjon.
Ved å klikke på navnet kommer du til din brukerprofil. Her kan du velge standardresepsjon (hvis dere har flere i løsningen) og du kan sette hvilket standardspråk du vil bruke i grensesnittet.
Standardspråket brukes også på de varslene du mottar som besøksmottaker. Det betyr at hvis du velger engelsk i brukerprofilen din vil varslene bli sendt til deg på engelsk.

Neste artikkel: Besøksoversikten i onVisit