Hei, hva kan vi hjelpe deg med?

Artikler i denne seksjonen

NDA via Google Forms Følg

Introduksjon

onVisit støtter fra versjon 5.9.2 NDA/HMS-erklæring via Google Forms for besøk som sjekkes inn i selvregistreringsklienten. Oppsett gjøres via forms.google.com i kombinasjon med kobling mot onVisit under Kontrollpanelet > Besøkende > NDA. Denne artikkelen viser deg hvordan du kan gjennomføre oppsett på egenhånd, eller kopiere mal som du kan redigere. 

Krav:

  • onVisit versjon 5.9.2.60 eller nyere
  • Selvregistreringsklient med NDA aktivert
  • NDA-modulen "Google Forms" aktivert (be om tilgang fra Support)
  • Publisert Form
  • Fullført oppsett av "NDA (Google Forms compatible)" i onVisit

Forms

Vi har laget en mal du kan bruke som utgangspunkt. I korte trekk er det nyttig å bemerke seg følgende:

  • Bruk av seksjoner vil føre til at en kan dele opp spørsmålene i ulike skjermbilder
  • De ulike spørsmålene kan være valgfrie eller påkrevd avhengig av deres behov
  • Personalia hentes fra onVisit ved å sette inn variabler i oppsettet til Forms-URLen i onVisit
  • Det bør være et eget Google Form til hvert av de støttede språkene i onVisits oppsett for NDA

Malen kan hentes fra Google Forms ved å trykke på knappen "Use template" øverst til høyre:

Dersom du bruker vår mal som utgangspunkt vil du komme til en tilsvarende side etter å ha trykket på "Use template" i skjermbildet over:

 

Seksjoner i Forms

For å ha en ryddig NDA / HMS-erklæring er det hensiktsmessig å benytte seg av "seksjoner" i skjemaet. Malen har allerede opprettet ulike seksjoner, og dersom du oppretter eget skjema fra bunnen av anbefaler vi at du begrenser antall spørsmål til ett per seksjon. Dette for å begrense mengde vertikal scrolling man må gjøre mens man fyller ut NDAen via selvregistreringsklienten.

Malen er delt inn i totalt 11 ulike seksjoner, med ulike spørsmål som gjesten må krysse av på. Den første seksjonen benytter seg av Navn, Firma og Mobil, som kan få verdier fra onVisit hvis en ønsker det. Hvis en ikke inkluderer Navn, Firma og Mobil i skjemaet, vil en heller ikke motta kolonner for Navn, Firma og Mobil i sheets i etterkant. I onVisit vil man fortsatt kunne se når NDA ble godkjent sist, men det kan vurderes hensiktsmessig å samle all informasjon i skjemaet til Google. Merk at det er Google som behandler data hvis man bruker NDA via Google Forms.

De påfølgende seksjonene benytter seg av ett spørsmål per seksjon, med enten "Checkboxes" eller "Multiple choice" som svaralternativ:

Bruk "Multiple choice" eller "Checkboxes":

Validering i Forms

Det er i hovedsak to tilnærminger for å håndtere validering i Forms.

  1. Den ene valideringen er basal og oppnås ved å sette det aktuelle spørsmålet til "Required". Required anbefales ved spørsmål hvor svaret er av typen "Multiple choice":
  2. Den andre formen for validering gjøres ved spørsmål hvor svaret er av typen "Checkboxes". Her kan man legge inn custom validering for antall bokser som skal krysses av. Litt avhengig av hvordan man strukturerer spørsmålet og svaralternativene kan man stille krav via valideringen om at det skal krysses av et spesifikt antall bokser eller oppgi nedre eller øvre grense antall bokser. Trykk på de tre prikkene ved siden av "Required"-bryteren og velg "Response validation". Deretter kan du angi antall svar som skal krysses av:

Kvitteringssiden i Forms

For å kommunisere til onVisit at skjemaet har blitt ferdig utfylt må vi legge til en URL på kvitteringssiden i Forms. Dersom en ønsker å støtte flere språk er det viktig at man oppretter eget skjema per språk, og at en bruker korrekt URL per språk på kvitteringssiden i Forms, slik at gjesten får tilbakemelding på riktig språk. 

  1. URL hentes fra oppsettet for NDA i onVisit. Gå til Kontrollpanel > Generelle innstillinger > NDA:
  2. Velg deretter enten å redigere en eksisterende Forms-basert NDA, eller opprett en ny NDA:
  3. Dersom du opprettet ny NDA i forrige steg må du først velge NDA type Google Forms, og deretter trykke Lagre:
  4. For å kopiere URL som skal limes inn på kvitteringssiden, trykker du på kopieringsikonet til det respektive språket som NDAen er opprettet på:
  5. Gå deretter tilbake til Google Forms, og trykk på Settings > Presentation > Confirmation message - Edit:
  6. Lim inn URLen du kopierte, og ha en passende tekst i forkant som indikerer at man må trykke på linken for å fullføre NDA-registreringen. Etter at man har trykket på linken vil man kunne trykke på "Neste"-knappen i onVisit, og fullføre besøksregistreringen.

Forhåndsutfyll verdier fra onVisit

  1. For å hente verdier om Navn, Firma og Mobil fra onVisit må man benytte seg av Forms sine forhåndsverdier:
    Trykk på de prikkene øverst på siden i Forms for å få opp menyen:
  2. Velg deretter "Pre-fill form":
  3. Legg her inn beskrivende verdi som skal byttes ut i onVisit, de aktuelle feltene er "Navn", "Firma" og "Mobil". Passende placeholdere kan være "GjestFullNavn", "GjestFirmanavn" og "GjestMobilnummer".
  4. Bla deretter til bunnen av skjemaet og trykk på "Get link"-knappen:
  5. Deretter skal det dukke opp en boks hvor du kan kopiere linken som har blitt generert med placeholdere:
  6. Gå tilbake til oppsettet av NDA i onVisit og lim inn linken til aktuelt språk ved å trykke på "Rediger" ved siden av "Start-url":
  7. I skjermbildet som dukker opp må vi gjøre noen endringer. Fjern først "https://" fra URL, ettersom denne angis til venstre for tekstområdet:
  8. Marker deretter "GjestFullnavn" i URLen, og trykk på "Sett inn"-knappen som tilhører variablen {GjestFulltnavn}. Gjør det samme ved å bytte ut "GjestFirmanavn" med {GjestFirmanavn}-variablen og "GjestMobnilnummer" med {GjestMobilnummer}-variablen. 
  9. Når du er ferdig med endringer, skal oppsettet for egendefinert tekst se omtrent slik ut. Trykk til slutt Lagre for å lagre oppsettet og gå tilbake til det øvrige oppsettet for NDAen.

Støtte ulike språk

Dersom man ønsker ha NDA på både norsk og engelsk er man nødt til å gjøre samme prosess for samtlige av språkene man ønsker å støtte. onVisit gir per dags dato (2025-03-17) mulighet for støtte blant følgende språk: norsk (bokmål), engelsk, dansk, svensk, polsk, russisk, tysk, spansk, fransk og nynorsk.

For å gjøre arbeidet enklere bør en kopiere Google-skjemaet og deretter oversette både spørsmål og svaralternativene til det aktuelle språket. Deretter bør man huske å legge inn korrekt URL på kvitteringssiden, samt generere og legge inn den forhåndsutfylte URLen i onVisit. Ulike språk vil ha ulike URLer, samt ulike språk på variablene som settes inn i onVisit. Sørg derfor for å holde tunga rett i munnen og se over oppsettet for å sørge for at språkene blir konfigurert riktig.

Relaterte artikler