Kort fortalt

• onVisit Invite gjør det mulig å invitere og forhåndsregistrere gjester direkte fra Outlook i Microsoft 365
• onVisit Invite støtter at opprinnelig møteorganisator (Organizer) legger til flere gjester:
  1. Møteorganisator kan redigere møtet
  2. Legg til flere gjester
  3. Trykk Send
• onVisit Invite støtter videresendelse av møteinnkallelse
• Dersom en utenfor ditt firma inviterer til et møte som du ønsker å inkludere i onVisit kan du duplikere møtet og legge til meet@onvisit.net i møtet som du selv blir Organizer for
• En skal alltid motta respons fra Invite etter å ha gjort endringer på en møteinnkallelse, dersom man ikke mottar respons fra Invite bør man anta at noe har feilet (for eksempel videresendt innkallelse i stedet for å legge til nye deltakere via det opprinnelige møtet)

For ansatte

1. Opprett nytt møte i Outlook
2. Inviter både dine gjester og brukeren meet@onvisit.net
3. Legg til møterom eller plassering
4. Send invitasjonen

onVisit Invite vil nå gjenkjenne gjenkjenne gjester med et annet maildomene enn avsender, og registrere disse som gjester. Innhold og vedlegg som følger invitasjonen finner gjesten i sin kalenderinvitasjon, dette er ikke informasjon som blir delt med onVisit. 

OBS! Man kan ikke videresende en møteinnkallelse til meet@onvisit.net og så få Invite til å plukke opp den opprinnelige møteinvitasjonen. Dette er ikke tilfelle og vil føre til at meldingen blir ignorert av Invite (denne sendes nemlig som vanlig e-post og Invite leser ikke e-poster).

Språk i epostene som sendes

Det er to ulike eposter som sendes i forbindelse med onVisit Invite. Noen eposter er systemeposter som sendes direkte fra Invite, mens andre er eposter med konfigurerbare tekster som sendes fra onVisit. 

Epostene til gjester sendes på språket som er satt til standard i onVisit sine innstillinger under Kontrollpanelet > Innstillinger > Generelle innstillinger > "Velg språk for e-post, meldinger og SMS fra systemet":

Dersom en i hovedsak mottar norske gjester, men også noen ganger mottar gjester som ikke snakker norsk, kan en enten endre standardspråk på bildet over, eller redigere teksten i eposten som sendes, slik at det også blir gitt informasjon på engelsk.

For å endre tekst på Invite-eposten som sendes fra onVisit går du til Kontrollpanelet > Innstillinger > Tilpass tekster > Epost og Bokmål:

Endre deretter følgende tekster til å også inneholde engelsk:

• emailInviteInformationBody
• emailInviteInformationSubject
• emailInviteQRBody
• emailInviteQRBodyAuthRequired
• emailInviteQRSubject

Duplisere møteinnkallelse fra ekstern epost

Dersom man har et møte som er arrangert av et eksternt firma, som skal foregå på et firma i onVisits lokasjon, kan man duplisere møteinnkallelsen og deretter legge til Invite.

1. Motta møteinnkallelse fra en ekstern bruker
2. Dupliser møtet via Outlook:
   
3. Legg til "meet@onvisit.net" i det nye møtet som du nå står som Organizer for
4. Dersom nye deltakere skal legges til i møtet må den nye Organizeren legge til brukerne ved å redigere møtet, eller ved å videresende innkallelsen til de nye deltakerne

For gjester

1. Gjesten mottar en invitasjon på e-post og blir bedt om å fylle inn sine detaljer for å forhåndsregistrere seg (navn, mobilnummer, firma og personverninformasjaon) Gjester som ikke har fylt ut informasjonen i forkant gjør dette på skjermen ved ankomst.
2. I forkant av møtet mottar gjesten en ny e-post med nyttig informasjon og en QR-kode for hurtig innsjekk.
3. I resepsjonen scanner gjesten enkelt QR-koden, og blir sjekket inn. Varsel om besøk sendes til verten. 
4. Ved avreise scanner gjesten den samme QR-koden og blir sjekket ut.

For resepsjonen

1. Når en gjest har blitt invitert med Invite vil epostadressen dukke opp under menypunktet "Ikke ankommet" i onVisit web. Her har du oversikt over dagens planlagte besøk.
2. Hvis det er flere resepsjoner tilgjengelig, vil korrekt resepsjon bli valgt dersom den ansatte har lagt til møterom eller plassering i e-post-invitasjonen. Dersom dette ikke er lagt inn vil gjesten bli liggende med ukjent resepsjon. Tidssonen vil da være GMT.
3. Når gjesten har registrert sine personopplysninger vil besøket oppdateres med disse. Lagring av personopplysninger håndteres på samme måte som for gjester som sjekker inn på onVisit skjerm eller via onVisit mobil gjesteregistrering. 
4. Når gjesten sjekker seg inn vil besøket flyttes fra "Ikke ankommet" til "Ankommet".

Se også video...

Les mer om onVisit Invite...

Se også tips til booking