Hei, hva kan vi hjelpe deg med?

Artikler i denne seksjonen

Flerfirmabygg: Legge til og fjerne firma Følg

Introduksjon

Flere av våre kunder er såkalte flerfirmabygg eller kontorhotell. Det vil si at det er flere ulike firma registrert i løsningen, og dermed er det nyttig for de som administrerer løsningen å kunne legge til og fjerne firma og tilhørende brukere selv. Denne artikkelen vil veilede dere gjennom hvordan firmaadministrasjon kan løses på en effektiv måte.

For å kunne opprette nye firma og sette firma som inaktive må man ha rollen Administrator eller tilsvarende egendefinerte rettigheter i onVisit.

Opprett nytt firma

  1. Åpne onVisits adminweb og gå til kontrollpanelet ved å trykke på tannhjulet øverst til høyre:
  2. Velg deretter "Firma" under "Infrastruktur":
  3. Trykk på knappen "Nytt firma":
  4. Legg inn relevant informasjon i feltene "Navn", "Organisasjonsnummer" og eventuelt "Melding på besøkslapp" (ikke alle besøkslapper er konfigurert til å inkludere denne meldinga). Trykk på "Velg"-knappen for å laste opp logo:
  5. Dersom du forsøker å laste opp logoen i et format som ikke er støttet, for eksempel .webp, vil feilen indikeres ved en rød prikk ved siden av filnavnet:
  6. Dersom du har lastet opp logo i korrekt filtype vil lampa i stedet være grønn, og du kan trykke på "Lagre"-knappen for å lagre firmaet:
  7. Etter lagring bør det se omtrent slik ut, merk at noen logoer med transparent bakgrunn kan vises med svart bakgrunn i adminweb, men bør se korrekte ut i Selvregistreringsklienten:

Legge til ansatte

Etter firmaet har blitt opprettet vil det ikke vises i registreringsmulighetene før det har blitt lagt til brukere. Dersom det er ønsket at de ansatte i firmaet skal kunne logge seg inn i adminweb, bør det legges inn brukere med UPN (UserPrincipalName) og SSO (SingleSignOn) bør aktiveres. 

Ulike måter å legge til ansatte på

  • Den mest effektive måten å administrere brukere på lang sikt vil være via SCIM. Da vil brukerne automatisk oppdateres fra firmaets Entra ID, både ved endring og ved å legge til eller fjerne ansatte fra gruppa som skal synkroniseres. Se egen artikkel for oppsett av SCIM. Konfigurering av SCIM krever litt oppsett, men er gjerne gjort på en times tid, og vil lønne seg i det lange løp.
  • En litt enklere og raskere løsning for å komme fort i gang med brukere til firmaet vil være ved å bruke onVisits "Importer brukere fra Excel".
  • Den tredje måten er ved å manuelt opprette en eller flere brukere via grensesnittet for "Brukere"

Importer brukere via SCIM fra Entra ID

Se egne artikler for hvordan SCIM konfigureres. Begynn med artikkelen om brukersynkronisering via Entra ID.

Importer brukere fra Excel

  1. Gå til kontrollpanelet i adminweb, trykk på "Importer brukere fra Excel", under "Brukere":
  2. Trykk deretter på Excel-ikonet for å åpne og laste ned malen som skal fylles ut og lastes opp. Malen inneholder både påkrevde og valgfrie kolonneheadinger:
  3. Åpne deretter den nedlastede fila. Du må trolig trykke på knappen "Enable Editing" eller tilsvarende på ditt språk for å kunne redigere filas innhold:
  4. Fyll deretter ut feltene "First Name", "Last Name", "Email", "Mobile". Feltene "Domain", "Login", "Phone", "Department" og "UserPrincipalName" er valgfrie. Dersom du ønsker at de ansatte enkelt skal kunne logge seg inn via SSO, så bør feltet UserPrincipalName fylles ut med epostadressen som er brukerens UPN. Vanligvis vil dette være adresse som hovedeposten til brukeren, for eksempel "fif@adaptive.no". Husk å lagre excel-fila etter du har lagt inn de ansattes informasjon.
  5. Når du har lagt til de ansatte du ønsker går du tilbake til siden "Importer brukere fra Excel", og trykker på knappen "Velg firma" for å åpne firmavelgeren. Trykk deretter "Velg" på det aktuelle firmaet:
  6. Trykk deretter på Velg-knappen som tilhører feltet "Last opp fil som inneholder brukerinformasjon":
  7. Velg deretter excel-fila som inneholder informasjonen om de ansatte og trykk "Open" eller tilsvarende:
  8. Deretter bør siden for brukerimport se omtrent slik ut, og du kan trykke på knappen Start import:
  9. Etter fullført import får du tilbakemelding på hvordan det har gått. Her ser vi at brukeren "maid@adaptive.no" allerede lå inne, og dermed ikke ble importert - for å unngå duplikate brukere:

Manuell opprettelse av brukere i onVisit

Dersom det kun er aktuelt med et fåtall brukere, kan disse opprettes manuelt i onVisit.

  1. Gå til siden for "Brukere" under "Brukere" i kontrollpanelet:
  2. Trykk deretter på knappen "Ny bruker":
  3. Legg deretter inn relevant informasjon. Om du ønsker å legge inn UPN slik at brukeren kan logge seg inn via SSO, må dette gjøres etter brukeren har blitt lagret. Trykk på Lagre-knappen når du har lagt inn relevant informasjon:
  4. Etter at brukeren har blitt opprettet kan feltes "Tilkoblet kontonavn (UserPrincipalName)" fylles ut med eposten som er brukerens UPN - tradisjonelt sett samme adresse som en sender epost fra:
  5. Fullfør brukeren ved å trykke på Lagre-knappen en gang til dersom du har lagt til UPN. 

Opprett kobling mellom Resepsjon og Firma

Etter at firmaet har blitt opprettet og fått brukere må det opprettes kobling mellom firmaet og korrekt resepsjon. I utgangspunktet vil firmaet ha tilgang til resepsjonen satt som standard, gjerne resepsjonen med id 1. 

  1. Gå til siden for "Resepsjoner og firma", under "Infrastruktur" i adminweb:
  2. På denne siden ser du hvilke resepsjoner de ulike firmaene har kobling til, altså hvilke resepsjoner de ulike firmaene vil være tilgjengelig på. Adaptive AS som vi nettopp opprettet har foreløpig kun tilgang til resepsjonen "Hovedresepsjon", men vi ønsker at Adaptive i tillegg skal ha tilgang til resepsjonen Smeberg. Velg derfor "Firma: Adaptive AS" og "Resepsjon: Smeberg", og trykk på Lagre-knappen:
  3. Deretter vil du se at firmaet Adaptive AS nå har en kobling til resepsjonen Smeberg:

     

Etter du har opprettet firma med brukere må Selvregistreringsklientene oppdateres for å vise fram firmaet

  1. Gå til siden for "Registeringsklienter" under "Besøkende" i kontrollpanelet:
  2. Trykk deretter på den aktuelle registreringsklienten som firmaet skal vises i, dette vil ekspandere informasjonen om selvregistreringsklienten:
  3. Trykk deretter på oppdaterings-ikonet:
  4. Etter oppdateringen av selvregistreringsklienten er fullført, skal firmaet med logo og ansatte vises når en gjest benytter seg av skjermen for å sjekke inn.

Fjern firma fra onVisit

Dersom et firma skal ut av deres onVisit-løsning må firmaet først settes som inaktivt og deretter må selvregistreringsklientene på nytt oppdateres.

  1. For å sette firmaet som inaktivt går du til siden for Firma i adminweb, og trykker deretter på redigeringsikonet for det aktuelle firmaet:
  2. Deaktiver avkrysningsboksen for "Aktiv" og trykk deretter på Lagre-knappen:
  3. Firmaet er nå deaktivert og deres brukere er utilgjengelige, for at endringen skal tre i full effekt må du på oppdatere de aktuelle selvregistreringsklientene via oppdateringsikonet vist lengre opp i guiden under. Gå til siden for Selvregistreringsklienter i adminweb, og velg deretter aktuell klient, trykk på oppdateringsikonet.

Relaterte artikler