onVisit konfigureres som oftest til å automatisk oppdatere ansatte (brukere) fra Azure AD, Active Directory eller andre datakilder. Når det opprettes, endres eller slettes ansatte i den eksterne brukerdatabasen vil oppdateringene automatisk overføres til onVisit. 

I tilfeller hvor denne synkroniseringen ikke benyttes kan brukere opprettes, redigeres og slettes manuelt i dette skjermbildet. Manuell registrering ansatte kan kombineres med automatisk oppdatering i tilfeller hvor vedkommende ikke ligger inne i den eksterne brukerdatabasen, eks for vikarer. 

Administrasjon av ansatte finner du under menyvalget "Brukere" i kontrollpanelet. Merk at du må ha en administrator rolle for å tilgang. 

Finn en ansatt

For å redigere eller slette en ansatt søker du på vedkommendes fornavn og/eller etternavn. Du kan også velge en rolle og søke frem alle brukere som innehar en gitt rolle. 

Opprette eller redigere ansatte

Velg ny bruker for å opprette en ansatt manuelt eller rediger for å endre. Felt for "Fornavn", "Etternavn" og "Firma" er påkrevd. Det må legges inn mobilnummer og e-post adresse for at vedkommende skal motta varsling når det ankommer gjester.
Merk at informasjonen i avdelingsfeltet vises i gjesteregistreringsappen og er praktisk å benytte for å skille ansatte med like navn. Feltene for konferanseadresse, brukernavn og domene er ikke påkrevd ved manuell administrasjon av de ansatte. 

Endre rolle:

For å endre tilgangsnivået til en bruker velges ønsket rolle i feltet "Rolle". En resepsjonsbruker vil ofte inneha rollen "Firmabruker" Det kan også opprettes spesifikke roller som gir tilgang til at brukere skal kunne administrere gjester for spesifikke resepsjoner. 

Tilleggsinformasjon:

Aktiv: Benyttes for å sette en ansatt inaktiv. Vedkommede vises ikke i gjesteregistreringsappen. 
VIP: Besøk til personer merket med VIP vises ikke i besøksoversiktene.
Hurtigvalg mottaker: Ansatt vises under hurtigvalg i gjesteregistreringsappen.
Bruker er søkbar i registreringsklienten: Hvis det ikke er ønskelig at enkelte ansatte skal vises i gjesteregistreringsappen deaktiveres dette ved å fjerne krysset. Det vil fortsatt kunne forhåndsregistreres besøk til vedkommende i "Registrer besøkende"
Bilder: Benyttes til å legge til bilde av den ansatte.Bildet vises i gjesteregistreringsappen.

For å legge inn flere brukere av gangen kan funksjonen "Importere brukere fra Excel" benyttes. Her finner du en video som viser hvordan dette gjøres. 

Gi ansatte tilgang til å logge inn i onVisit web portal (Tilkoblet konto)

For at ansatte skal kunne logge seg inn i onVisit web portal må vedkommendes Microsoft jobb konto legges inn i feltet "Tilkoblet konto" Den ansattes tilgangsnivå styres gjennom å tildele ønsket rolle under valget for "Rolle"  

Gi ansatte tilgang til å logge inn i onVisit web portal med onVisit konto

Hvis det ikke er hensiktsmessig at ansatte logger seg inn i onVisit web portal med Microsoft jobb konto kan det opprettes en onVisit brukerkonto. Velg "Klikk her for å opprette en onVIsit-konto for denne brukeren". Brukeren får tilsendt en e-post med tilgangsinformasjon til tjenesten på e-post kontoen som er tilknyttet den ansatte.
Merk at denne tjenesten må aktiveres på den aktuelle onVisit tenant. 

Importere ansatte fra Excel

Ansatte kan også importeres fra Excel. Se video for instruksjoner

Slette ansatte

Ansatte slettes ved å søke de opp aktuell ansatt og velge "slett" knappen på høyre side. Ansatte som har hatt besøk vil bli deaktivert og vises ikke i gjesteregistreringen. Se punktet under for permanent sletting av ansatte. 
Hvis det er satt opp automatisk synkronisering av ansatte må vedkommende settes inaktiv eller slettes i datakilden de ansatte blir synkronisert fra. Ta kontakt med din IT avdeling for bistand til dette. 

Slette deaktiverte ansatte permanent

Hvis det er ønskelig å slette ansatte som er deaktivert gjøres det ved å markere valget for "Anonymiser deaktiverte brukere" i menyvalget "Firma" under seksjonen "Infrastruktur" i kontrollpanelet. Sletting blir automatisk utført i løpet av noen timer.