Administrere ansatte Følg

onVisit konfigureres som oftest til å automatisk oppdatere ansatte (brukere) fra Azure AD, Active Directory eller andre datakilder. Når det opprettes, endres eller slettes ansatte i den eksterne brukerdatabasen vil oppdateringene automatisk overføres til onVisit. 

I tilfeller hvor denne synkroniseringen ikke benyttes kan brukere opprettes, redigeres og slettes manuelt i dette skjermbildet. Manuell registrering ansatte kan kombineres med automatisk oppdatering i tilfeller hvor vedkommende ikke ligger inne i den eksterne brukerdatabasen, eks for vikarer. 

Administrasjon av ansatte finner du under menyvalget "Brukere" i kontrollpanelet. Merk at du må ha en administrator rolle for å tilgang. 

Finn en ansatt

For å redigere eller slette en ansatt søker du på vedkommendes fornavn og/eller etternavn. Du kan også velge en rolle og søke frem alle brukere som innehar en gitt rolle. 

Opprette eller redigere ansatte

Velg ny bruker for å opprette en ansatt manuelt eller rediger for å endre. Felt for "Fornavn", "Etternavn" og "Firma" er påkrevd. Det må legges inn mobilnummer og e-post adresse for at vedkommende skal motta varsling når det ankommer gjester.
Merk at informasjonen i avdelingsfeltet vises i gjesteregistreringsappen og er praktisk å benytte for å skille ansatte med like navn. Feltene for konferanseadresse, brukernavn og domene er ikke påkrevd ved manuell administrasjon av de ansatte. 

Endre rolle:

For å endre tilgangsnivået til en bruker velges ønsket rolle i feltet "Rolle". En resepsjonsbruker vil ofte inneha rollen "Firmabruker" Det kan også opprettes spesifikke roller som gir tilgang til at brukere skal kunne administrere gjester for spesifikke resepsjoner. 

Tilleggsinformasjon:

Aktiv: Benyttes for å sette en ansatt inaktiv. Vedkommede vises ikke i gjesteregistreringsappen. 
VIP: Besøk til personer merket med VIP vises ikke i besøksoversiktene.
Hurtigvalg mottaker: Ansatt vises under hurtigvalg i gjesteregistreringsappen.
Bruker er søkbar i registreringsklienten: Hvis det ikke er ønskelig at enkelte ansatte skal vises i gjesteregistreringsappen deaktiveres dette ved å fjerne krysset. Det vil fortsatt kunne forhåndsregistreres besøk til vedkommende i "Registrer besøkende"
Bilder: Benyttes til å legge til bilde av den ansatte.Bildet vises i gjesteregistreringsappen.

For å legge inn flere brukere av gangen kan funksjonen "Importere brukere fra Excel" benyttes. Her finner du en video som viser hvordan dette gjøres. 

Gi ansatte tilgang til å logge inn i onVisit web portal (Tilkoblet konto)

For at ansatte skal kunne logge seg inn i onVisit web portal må vedkommendes Microsoft jobb konto legges inn i feltet "Tilkoblet konto" Den ansattes tilgangsnivå styres gjennom å tildele ønsket rolle under valget for "Rolle"  

Gi ansatte tilgang til å logge inn i onVisit web portal med onVisit konto

Hvis det ikke er hensiktsmessig at ansatte logger seg inn i onVisit web portal med Microsoft jobb konto kan det opprettes en onVisit brukerkonto. Velg "Klikk her for å opprette en onVIsit-konto for denne brukeren". Brukeren får tilsendt en e-post med tilgangsinformasjon til tjenesten på e-post kontoen som er tilknyttet den ansatte.
Merk at denne tjenesten må aktiveres på den aktuelle onVisit tenant. 

Slette ansatte

Ansatte slettes ved å søke de opp aktuell ansatt og velge "slett" knappen på høyre side. Ansatte som har hatt besøk vil bli deaktivert og vises ikke i gjesteregistreringen. Se punktet under for permanent sletting av ansatte. 
Hvis det er satt opp automatisk synkronisering av ansatte må vedkommende settes inaktiv eller slettes i datakilden de ansatte blir synkronisert fra. Ta kontakt med din IT avdeling for bistand til dette. 

Slette deaktiverte ansatte permanent

Hvis det er ønskelig å slette ansatte som er deaktivert gjøres det ved å markere valget for "Anonymiser deaktiverte brukere" i menyvalget "Firma" under seksjonen "Infrastruktur" i kontrollpanelet. Sletting blir automatisk utført i løpet av noen timer.