Aktivering, godkjenning og domeneregistrering

For at kunden skal kunne ta i bruk Invite så må denne først aktiveres av en supportbruker under Kontrollpanel -> Aktiver kategorier/moduler.

Deretter kan kunden gå til Kontrollpanel -> onVisit Invite -> Globale innstillinger og akseptere bruksvilkårene til Invite. Invite lagrer ikke mye data globalt, men det som lagres (e-post domener og start og slutt-tid på besøk) må det eksplisitt godkjennes at vi lagrer.

Når det er gjort, må man registrere aktuelle e-post domener inn i Invite. Det gjøres ved hjelp av dette skjermbildet (finnes under Globale innstillinger etter akseptanse av datalagring)

Her får man en liste over alle unike e-post domener som forekommer blant alle importerte brukere/gjestemottakere i denne tenanten i venstre liste. De man ønsker skal registreres i Invite «flytter» man over til høyre liste og trykker lagre. Ønsker man å legge til et e-post domene som ikke finnes i venstre liste så kan man legge til dette manuelt ved å trykke på + knappen.

Slik fungerer oppslag av brukere i onVisit Invite

1. Når Invite skal lete etter besøksmottaker i onVisit basert på avsenderadressen til møteorganisator så vil den se på e-post domenet i avsenderadressen og så lete etter tenanter som har det domenet som registrert domene i Invite. I dette tilfellet så vil den finne denne tenanten når den søker etter alle adresser med domenet adaptive.no
   Dersom avsender er møtefan@adaptive.no så vet Invite dermed at den skal se om den finner en gjestemottaker i denne tenanten med e-post adressen møtefan@adaptive.no.
2. Om Invite finner en slik bruker, så er den fornøyd og registrerer alle gjestedeltakere som besøk til denne besøksmottakeren.
3. Dersom Invite ikke finner en bruker med epost møtefan@adaptive.no, så vil Invite sjekke om det finnes flere tenanter med adaptive.no som registrert domene og fortsette letingen der.
4. Hvis Invite ikke finner noen brukere når den har vært gjennom lista over alle tenanter med det respektive domenet, sender Invite tilbakemelding til organisator om at brukeren ikke ble funnet.

Det er derfor mulig å ha samme domene registrert i Invite for flere enn én tenant, men dersom en bruker ligger i flere enn én av disse så vil det være tilfeldig hvilken tenant besøket opprettes i.

Eksempel: kunde1.onvisit.net og kunde2.onvisit.net har begge registrert adaptive.no som domene og brukersyncen har lagt inn møtefan@adaptive.no som bruker i begge. Det vil da være helt tilfeldig om besøket opprettes i kunde1 tenanten eller kunde2. Dersom møtefan@adaptive.no kun ligger i kunde2 tenanten så har man forutsigbarhet på hvor besøket opprettes. Det er altså viktig å være oppmerksom på at man dersom man har flere tenanter med samme registrerte e-post domene(r) så må man passe på at gjestemottakere som hører med til det domenet ikke ligger i fler enn én tenant.

Alternative e-post adresser

Men, hva om den aktuelle besøksmottakeren ikke ligger inne med møtefan@adaptive.no som e-post adresse?

I det tilfellet kan man søke opp den aktuelle besøksmottakeren i skjermbildet for alternative e-post adresser og skrive det inn der, som vist under

Invite vil lete i denne listen for hver besøksmottaker for å finne e-post adresse som matcher avsenderadressen til møteorganisator.

Interne deltakere

Invite har et konsept rundt «interne» deltakere, for å unngå at andre besøksmottagere i samme firma skal registreres som gjester i et møte som består av både interne og eksterne deltakere.
For å avgjøre hvilke deltakere som ansees som «interne» og dermed ikke blir registrert som gjester i onVisit så sjekker Invite e-post domenet til hver deltaker og dersom det matcher domenet i avsenderadressen til møteorganisator så behandles den deltakeren som intern og blir ikke registrert som gjest i onVisit. Eneste unntak er dersom avsenderadressen til møteorganisator er av type offentlig e-post tjenest ala gmail.com, outlook.com etc., da vil ingen deltakere behandles som interne.

Merk at registrert domener beskrevet innledningsvis har absolutt ingen innvirkning på hvilke deltakere som er interne eller ikke, det er alltid kun avsenderadressens e-post domene som avgjør dette.

Møterom og ressurser

For å vite hvilken lokasjon/resepsjon et Invite besøk skal registreres til så bruker Invite lokasjonsfeltet i invitasjonen til å matche besøket til riktig resepsjon. I eksempelet under så har møteorganisator skrevet inn lokasjon manuelt i invitasjonen slik at den er helt lik visningsnavnet til resepsjonen den skal registreres under

Det er mulig å legge til «dummy» lokasjoner i invitasjonen på denne måten. Eksempelvis, om møterommet man bruker ikke heter det samme som resepsjonen (noe som er sannsynlig at er tilfelle) så kan man legge til resepsjonsnavnet som «dummy» lokasjon i invitasjonen. Man kan legge til så mange lokasjoner man ønsker her på den måten, men de må skilles med semikolon ; som vist under

Invite vil også slutte å lete så straks den finner en match, så dersom tenanten har resepsjoner som matcher flere lokasjoner i invitasjonen så er det altså bare den første som besøket registreres på (i dette eksempelet, «Møterom Kalvøya» dersom dette finnes som resepsjonsnavn).

Man kan i tillegg legge inn aliaser for resepsjonsnavn i onVisit for å øke treffprosenten.
Dette gjøres i skjermbildet for Møterom og Ressurser, som vist under

Her har man lagt inn Møterom Kalvøya som alias for Sandviksveien. Man trenger da ikke å legge Sandviksveien til som «dummy» lokasjon i invitasjonen i dette tilfellet, ettersom alle invitasjoner med Møterom Kalvøya som lokasjon vil heretter registreres på Sandviksveien.

Til syvende og sist, dersom Invite ikke klarer å finne en matchende resepsjon i onVisit på bakgrunn av lokasjonsfeltet i invitasjonen så vil den forsøke å se om besøksmottakeren har satt en resepsjon som Standard Resepsjon i onVisit og bruke den. Dersom heller ikke det er tilfelle så vil besøket registreres som et lokasjonsløst besøk.