Adgangskortmodulen er en tilleggstjeneste i onVisit. Du kontakter support@adaptive.no for bestilling og aktivisering.

Adgangskort er i onVisit omtalt som gjestekort. Dette er midlertidige utlånskort som blant annet gis ut til gjester, kontraktører, ansatte fra en annen lokasjon eller ansatte som har glemt sitt adgangskort. 

Hvordan virker adgangskortmodulen

Kort fortalt registrerer onVisit kortnummeret på besøket og  tidspunkt for ut- og innlevering. Nøyaktig hvor kortet er brukt registreres i adgangskortsystemet og ikke i onVisit. onVisit registrerer inn- og ut-sjekk av besøket i tillegg til inn-utlevering av kort.

Registrering av kort på et besøk

I skjermbildet "Registrer nytt besøk" skal du ha et felt for registrering av kortnummer. Du finner det under overskriften "Gjestekort". Se bilde under. Hvis du mangler dette feltet er ikke adgangskortmodulen aktivert.

Du kan også legge inn kortnummeret i Excel malen som brukes til import av besøk. På den måten kan du registrere kort på flere gjester samtidig.

NB! Når du har lagret besøket eller importert gjester fra Excel med kortnummer så er kortet kun reservert. Vi sier at kortet er tildelt. Kortet er ikke utlevert.

I besøkslistene vil det hvis kun kortnummeret vises i listen, se ut som om det også er utlevert. Det er kun når en går inn for å redigere besøket at du ser at det ikke er utlevert. Kort som kun er tildelt vil ikke bli lagret i korthistorikken. Det er av den grunn veldig viktig at du husker på å trykke på linken for utlevering av kort. 

I besøket over kan du ikke se om kortet "AB345" er utlevert eller kun tildelt.

Utlevering av kort

Du registrerer kortet som utlevert ved å klikke på linken "Merk kort som utlevert". Besøket må være startet før du får tilgang til denne linken. Du finner linken i besøkslistene og/eller i redigeringsbildet.

I registreringsbildet for nytt besøk kan du utlevere kortet samtidig som du lagrer besøket ved å krysse av for "Merk adgangskort som utlevert". Samtidig må du da også ha krysset av for at gjesten settes til ankommet ved lagring.

Innlevering av kort

Når kortet er utlevert vil du i besøkslistene og/eller i redigeringsbildet finne linken for innlevering. Denne er på samme sted som du fant linken for utlevering. Når du klikker på linken lagres tidspunkt for innlevering og status på kortet settes til tilgjengelig. Kortnummeret forsvinner fra besøket.

Tildeling av kort som allerede er i bruk av en annen gjest

Det er fult mulig å tildele kort som allerede er i bruk. Av og til kan dette være nyttig for besøk frem i tid. Du vil da få informasjon om at kortet er i bruk av en annen gjest eller du vil se at kortnummeret er skrevet i rødt.

Du får ikke lov til å utlevere kort som allerede er i bruk. Hvis du har kortet i hånden må du først merke det som innlevert for deretter å merke det som utlevert på den nye gjesten. Det kan være nødvendig, hvis besøket er avsluttet, å bruke korthistorikken til å merke kort som innlevert.

Hvis kortet fremdeles ikke er ledig når det nye besøket starter kan du erstatte det reserverte kortet med ett nytt. Du velger da linken "Nytt kort" eller "Rediger".

Korthistorikk

Informasjon om inn- og utleveringer samt status på kortet lagres i onVisit. Hvis du har skrudd på støtte for GDPR og anonymisering av besøk vil også korthistorikken bli anonymisert.

Historikken knyttet til ett besøk får du tilgang til via link i besøkslistene. De andre oversiktene finner du i kontrollpanelet. Velg  - ikonet øverst til høyre. Deretter linken "Gjestekort" eller "Søk i gjestekort" under overskriften "Gjestekort".

Gjestekort

Oversikten viser alle kort registrert i systemet med status på kortet og hvem som siste brukte det. Hvis kortet er knyttet til en gjest vil du også få en link til å se korthistorikken. Du ser da gjestens historikk for dette kortet. I tillegg er den en hurtiglink for innlevering av kortet. 

Kortet kan også slettes eller markeres som tapt her.

Listen kan filtreres på kortnummer, status og firma. Firma er kun tilgjengelig når status er filtrert på "Utlevert".

Du vil se at det er en liten feil i oversikten. Kortet "AB345" er tilgjengelig samtidig som det har en link for innlevering. Linken for innlevering har her ingen funksjon. Informasjonen om at kortet er tilgjengelig er korrekt.

Søk i gjestekort

Søk i gjestekort gir deg adgang til å søke i historikken filtrert på firma og gjest. Du vil få en oversikt som viser alle inn- og utleveringer knyttet til angitt gjest.

Vis korthistorikk for gjest

Når du har kortinformasjonen på egen linje i besøksoversiktene får du en link som viser korthistorikk for gjesten. Når du klikker på denne får du en oversikt over alle inn- og utleveringer av kort på dette besøket.

Innstillinger

Innstillingene finner du i kontrollpanelet. Velg  - ikonet øverst til høyre. Deretter Generelle innstillinger. Under overskriften "Adgangskortinnstillinger" ser du de innstillingene du har tillatelse til å endre.

Vis kun kortnummer i besøksoversikten

Du har nå sett at vi kan vise gjestekort på to ulike måter i besøksoversiktene. Enten som en egen kolonne der kun kortnummeret vises eller som en egen linje under besøket. Ved å vise informasjonen på en egen linje får du tilgang til hurtiglinker som "Merk kort som utlevert", !Merk kort som innlevert", "Nytt kort og "Vis korthistorikk ..".

Trenger du plass til flere synlige besøk i listen kan du redusere antall linjer ved å kun se kortnummeret i en egen kolonne. Du skrur på denne funksjonen ved å krysse av at du kun vil se kortnummeret. 

Sjekk inn adgangskortet når gjesten sjekker seg ut

Hvis onVisit automatisk avslutter besøket ved ut-sjekk av gjest (standard funksjonalitet) eller du vil at kortet alltid skal leveres inn når gjesten sjekker seg ut kan det være tidsbesparende å la systemet automatisk markere kortet som innlevert. Hvis du ønsker denne funksjonaliteten må du aktivt skru på innstillingen. Standard funksjonalitet er at den er skrudd av.