Registrer nytt besøk Følg

Hvis du ønsker å registrere ett besøket selv, eller du vil registrere det på forhånd velger du funksjonen «Registrer nytt besøk» under hovedmenyen «Besøkende». Du vil da få fram et nytt skjermbilde der du registrerer informasjon om besøksmottaker, den besøkende og hvor og når besøket er. Du kan også velge ulike handlinger som skal skje ved lagring.

Valg av resepsjon

Hvis det i din løsning er flere resepsjoner må du velge i hvilken resepsjon besøket skal registreres. Verdien som vises når du åpner vinduet vil være din standardresepsjon. Har du ikke valgt en standardresepsjon vil systemets standardresepsjon brukes. Husk at resepsjonene kan være lokalisert i ulike tidssoner. Fra-tidspunkt er alltid klokken når du åpner skjermbildet. Til-tidspunkt settes automatisk på grunnlag av en sentral innstilling som angir lengden på besøket. Tidspunktet kan overstyres ved å velge bruke dato- og tid-velgerne. Tidssonen hentes alltid fra valgt resepsjon.

NB! Verdiene i feltene «Fra» og «Til» settes kun ved åpning av skjermbildet, og ikke ved endring av resepsjon. Tidssonen følger alltid valgt resepsjon.

Husk at hvis du befinner deg i en annen tidssone enn den resepsjonen som er valgt ved åpning av skjermbildet, vil ikke tidene samsvare med din klokke.

Formål med besøket

Besøk av gjester registreres som standardbesøk, og hvis dette er eneste formålet dere har vil ikke valg av formål vises. De fleste installasjoner av onVisit har kun dette ene formålet.

Andre tilgjengelige formål i onVisit er «Kontraktør», «Besøkende ansatt» (ansatt fra et annet avdelingskontor), «Glemt adgangskort», «Gruppe, ingen varsling» og «HMS presentasjon». Alle disse bortsett fra «Gruppe, ingen varsling» tilhører ulike tilleggsmoduler dere kan kjøpe.

Bruk av kommentar

I kommentarfeltet kan du f.eks. legge inn opplysninger om utlån av verneutstyr, grunner for besøket, om de skal ha lunsj, har allergier osv. Kommentaren blir vist i besøksoversiktene.

Besøk over flere dager

Hvis gjesten skal være hos dere mer enn en dag, endrer du dato i Til-feltet til avreisedato. Besøket vil da automatisk være gyldig i den valgte perioden, og gjesten trenger ikke å registrere seg inn på nytt.  Ved bruk av skanner kan gjesten skanne besøkslappen når han går og når han kommer neste dag, og på denne måten selv sjekke seg inn og ut på samme besøk. Flere inn- og ut-sjekk på samme besøk er kun tilgjengelig hvis denne funksjonaliteten er skrudd på sentralt. 

NB! Hvis gjesten bruker gjesteregistreringen de andre dagene istedenfor skanneren vil det blir registrert et nytt besøk hver dag. Dette kan skape litt rot i besøkslistene.

Informasjon om besøkende

En del funksjoner i onVisit trenger mobilnummer og/eller e-post adresse for å fungere. Det kan derfor være lurt å legge inn informasjon om dette hvis det er tilgjengelig. Mobilnummeret kan settes slik at det alltid må være utfylt . Hvis dere ikke ønsker å bruke mobilnummer i det hele tatt kan dere skjule det fra skjermbildet.

Gjestens firma kan også settes til å være påkrevd. Dette feltet kan ikke skjules.

Justering av disse verdiene utføres i innstillinger sentralt.

Adgangskort

Du kan også legge inn informasjon om adgangskort. Kortet kan kun settes til utlevert etter at gjesten har ankommet. NB! Denne funksjonen krever at Adgangskortmodulen er installert.

Handlinger ved lagring

Til høyre i skjermbildet er det en liste med handlinger du kan få utført ved lagring. Disse er nyttige å bruke hvis du registrerer gjesten mens vedkommende venter. Dette er handlinger som å sette gjesten som ankommet, sende gjestenettpålogging via SMS, sende registreringsbekreftelse med e-post og/eller SMS og å skrive ut besøkslapp eller parkeringslapp.

NB! Flere av handlingene er også tilgjengelige i skjermbildet etter lagringen, men de må da utføres en om gangen.

Send registreringsbekreftelse

Du kan nå enkelt sende bekreftelse til gjesten med informasjon om besøket enten på e-post og/eller SMS via registreringsbildet. Hvis det er satt på i innstillingene at QR-kode sendes med invitasjonen vil gjesten ved ankomst kunne skanne denne for å registrere seg inn på besøket. Dere kan også i innstillinger sette om det skal skrives ut en besøkslapp eller ikke når gjesten skanner seg inn ved bruk av QR-kode. Bruk av invitasjoner med QR-kode både forenkler gjestens registrering ved ankomst og gjør hele prosessen raskere.

Ny gjest til samme besøk

Etter lagring vil du få opp en ny knapp der du kan registrere en ny gjest på samme besøk. Informasjonen om besøksmottaker og besøkstidspunkt vil da være forhåndsutfylt, slik at du kun trenger å legge inn nødvendig informasjon om den nye gjesten.

Registrering av grupper

Får du en gruppe på besøk kan det være lurt å registrere disse inn i et regneark i Excel og bruke funksjonen «Importer gjester fra Excel». Du finner funksjonen under hovedmenyen «Administrasjon». NB! Vi har en egen Excel-mal som skal brukes til dette formålet. Du finner mer informasjon om dette i kapittelet om Gruppefunksjonalitet.

Neste artikkel: Finn besøkende